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Projektmanagement: Das Scheitern am Whiskey-Syndrom

projektmanagement 9. Juni 2016 0


projektmanagementVerdammt! Noch immer hat sich im Projekt nichts getan! Und das Meeting mit dem Auftraggeber rückt näher! Für das Scheitern im Projektmanagement gibt es viele Gründe. Einer davon ist das Whiskey Syndrom. Mit beschwipsten oder gar betrunkenen Mitarbeitern hat das aber rein gar nichts zu tun…

 

Denn eigentlich heißt das Whiskey-Syndrom Whiscy-Syndrom – ein Akronym, das für die Anfangsbuchstaben der Frage steht: WHy Isn’t Sam Coding Yet. Soll im übertragenen Sinne heißen: Warum verdammt nochmal hängen wir immer noch an der Ausarbeitung des Projektplans? Warum arbeiten wir nicht schon längst an der Umsetzung?
Der Anglizismus Coding steht in diesem Zusammenhang für den Begriff Programmieren, schließlich kommt das Projektmanagement ursprünglich aus der IT. Längst gibt es aber nicht mehr nur IT-Projektmanager. Inzwischen sind so ziemlich alle Branchen auf den Zug aufgesprungen, denn Projektmanagement hat im Vergleich zu den starren Langfristplänen von früher viele Vorteile in der heute so schnelllebigen Arbeitswelt und entpuppt sich zunehmend als Arbeitsform der Zukunft.

 

Projektmanagement Methoden

projektmanagementBeim Projektmanagement werden alle Aufgaben in kleine Teilabschnitte zerlegt und dann organisiert, geplant und gesteuert. Der Hauptvorteil liegt darin, dass man in jedem Teilabschnitt auf unvorhergesehene Probleme reagieren und das Etappenziel entsprechend anpassen kann. Auch wenn sich im laufenden Projekt das Gesamtziel verändert, etwa, weil der Auftraggeber seine Meinung geändert hat, kann man kurzfristig darauf reagieren und die weitere Etappenplanung den veränderten Vorgaben anpassen.

Hier schließt sich wiederum der Kreis zum Whiscy-Syndrom: WHy Isn’t Sam Coding Yet? Sicher: Eine gute Planung ist für ein erfolgreich verlaufendes Projekt das A und O, aber die Kunst ist es, hier und da mit Lücken im Plan zu leben – ein Projekt muss sich entwickeln können, es muss sozusagen Luft zum Atmen haben. Mit einem Zuviel an Planung ist jedes Projekt zum Scheitern verurteilt. In der Praxis scheitern viele Projekte genau daran, dass sich Projektleiter nicht von ihren theoretischen Plänen losreißen können und den Projektteams das „Go“ zu Abarbeiten der To Do’s geben.

 

Projektmanagement: Projektmanager Aufgaben

Manchmal wissen Projektleiter aber auch ganz einfach nicht, wie sie ihre Leute dazu anleiten sollen, endlich anzufangen und bitteschön auch die festgelegten Deadlines einzuhalten. Eine Studie der Standish Group bestätigt das: Gerade einmal 16 Prozent aller Softwareprojekte werden erfolgreich abgeschlossen, rund 31 Prozent scheitern ganz. Wie lässt sich das ändern?

 

Die Projektmanagement Ausbildung

Business Travel Meeting Discussion Team ConceptMit einem Wort: Ausbildung! Aktuell erleben Schulungen zu den Themen Projektleitung und Projektmanagement zwar einen Boom – Unternehmen starten hier regelrechte Qualifizierungsoffensiven in punkto Projektmanagement Weiterbildung. Aber allzu oft kommt es schon kurz nachdem die frisch gebackenen Projektleiter ihren Dienst angetreten haben zu Konflikten. Irgendwie scheinen gelernte Theorie und gelebte Praxis nicht zusammen zu passen. Woran liegt das? Zumeist daran, dass viele Projektmanagement-Schulungen zwar auf die wichtigsten Projektmanagement Techniken abheben, einen zentralen Aspekt aber außen vor lassen: Das Thema Leading Experts. Sprich: Das Lenken und Führen von Spezialisten.

Das Thema „Leading Experts“ wird immer relevanter: Denn in der heutigen Arbeitswelt kommen immer mehr bestens ausgebildete High Potentials zusammen, die alle nur so vor Ideen und Kreativität sprühen. Umso wichtiger ist es, dass alle auf ein gemeinsames Ziel eingeschworen werden, damit ein Projekt klappt – ohne Extratouren. Sonst kommt, was kommen muss: Es entsteht Kuddelmuddel und jeder macht, was er will.

Für den Erfolg eines Projektes bedarf es daher:

  • Einheitlicher Standards und Prozesse
  • Regelmäßigem Austausch

 

Die Ausführenden briefen

Führung als Service

Bild: Fotolia

Und nicht zuletzt: Ein perfektes Briefing für die Ausführenden. Darin sollten sie möglichst genau auf ihre jeweilige Rolle im Projekt und das dazugehörige Set an Aufgaben vorbereitet werden. Überdies müssen Deadlines geklärt, Abstimmungs- und Dokumentationsprozesse festgelegt werden und, und, und.

Und ganz wichtig: Jene, die sich nicht in Sachen Projektmanagement auskennen, sollten vom Projektmanager vorab entsprechend geschult werden.

  • Nach welchen Regeln agiert das Team?
  • Welche Verantwortungsbereiche sind welchen Rollen zugeordnet?
  • Wie verlaufen die Kommunikationsstrukturen?
  • Wie gestaltet sich der Ablaufplan?

Für das Gelingen eines Projekts ist aber auch dessen Wertigkeit für das ausführende Unternehmen ausschlaggebend. Ist allen klar, welchen zentralen Beitrag der entsprechende Auftrag für die Wertschöpfungskette des Betriebs leistet, ist viel gewonnen. Diese Botschaft sollte im Idealfall von allen Organisations-Einheiten von ganz unten bis in die höchste Etage verstanden werden.

 

Die Organisation mit an Bord holen

Dem Projektmanager obliegt es hier, die Organisation entsprechend zu informieren. Hierfür eignen sich die Mittel der internen Kommunikation:

  • All Hands Meetings
  • Kick Off Veranstaltungen
  • regelmäßige E-Mail-Updates
  • Abteilungs- oder Unternehmens-Newsletter

Rum and Cola Cuba LibreDie Einbeziehung anderer Bereiche ist im Projektverlauf nicht zu unterschätzen: Denn je größer das Commitment der Kollegen, umso größer auch die Bereitschaft von anderen Abteilungen einzuspringen, wenn es mal eng wird. Etwa, wenn Kollegen ausfallen oder Zeitverzögerungen durch Ausfälle der IT wieder aufgeholt werden müssen.

Ach, und eines darf nicht vergessen werden: Erfolgreich abgeschlossene Projekte sollten auch gebührend gefeiert werden. Und dann darf auch der ein oder andere gute Tropfen des echten Whiskeys die Runde machen. Sam hat ja in der Zwischenzeit erfolgreich gerodet!

 

 


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