Personalberatung

Team Assistenz (m/w/d)

Dortmund / Contracting

JOB ID    31904

Einleitung

Derzeit suchen wir für ein führendes Metall- und Elektrounternehmeam Standort in Dortmund, ab sofort eine Team Assistenz (m/w/d). Hier erwarten Sie nicht nur spannende Herausforderungen in einem dynamischen Umfeld, sondern auch ein attraktives Gehaltspaket, 30 Tage Urlaub sowie die Möglichkeit Hybrid zu arbeiten.

Werden Sie Teil des Teams!

Aufgaben

  • Sie unterstützen den Bereich tatkräftig bei der Terminverwaltung und -koordination, der Planung und Organisation von internen sowie externen Meetings, Reisen, Konferenz-Calls, Workshops und Veranstaltungen. Dies umfasst die Vorbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationsmedien, Schulungen und Protokollen sowie deren Nachverfolgung. Ebenso kümmern Sie sich um die Buchung von Räumlichkeiten, Verpflegung, das Terminmanagement und den Empfang sowie die Betreuung von Gästen.

  • Sie unterstützen bei der Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten, Konzepten, Protokollen und Präsentationsunterlagen im täglichen Geschäftsbetrieb, wobei Sie stets auf Genauigkeit und Qualität achten.

  • Sie betreuen und steuern die internationale Korrespondenz und gewährleisten somit einen reibungslosen Informationsfluss über Ländergrenzen hinweg.

  • Sie wirken aktiv bei der Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Analysen für die zugehörigen Bereiche mit, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen.

  • Innerhalb der Abteilung sind Sie die zentrale Ansprechperson für allgemeine Büroorganisation und übernehmen die Verantwortung für die Vorbereitung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen, einschließlich der Beschaffung von VISA.

  • Sie erledigen allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten wie Stundenbuchungen, Monatsabschlüsse, Budgetmanagement und -kontrolle. Dazu gehört auch die Prüfung und Buchung von Rechnungen sowie die Materialbeschaffung und -verwaltung.

Anforderungen

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung und haben mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise in einer ähnlichen Position innerhalb eines internationalen Konzernumfelds.

  • Sie beherrschen Deutsch und Englisch fließend in Wort und Schrift.

  • Sie sind versiert im Umgang mit MS Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook) und haben idealerweise SAP-Kenntnisse. Weitere Qualifikationen sind von Vorteil.

  • Sie arbeiten organisiert, strukturiert und eigenständig. Ihre Fähigkeit zur Selbstorganisation und Ihr hohes Engagement zeichnen Sie aus.

  • Diskretion und Zuverlässigkeit sind für Sie selbstverständlich. Sie treten freundlich, sicher und zuvorkommend auf und verfügen über ausgezeichnete Kommunikations-, Abstimmungs- und Teamfähigkeiten.

  • Auch in stressigen Situationen bewahren Sie stets einen kühlen Kopf und handeln lösungsorientiert.

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