Assistenz (mw/d)
/ Arbeitnehmerüberlassung
JOB ID 83421
Sie haben Organisationstalent und möchten Teil eines weltweit führenden Spezialchemieunternehmens sein? Werden Sie als Assistenz (m/w/d) ein unverzichtbares Bindeglied zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften und übernehmen Sie die eigenständige Führung und Koordination des Sekretariats einer Betriebsgruppe mit mehr als 40 Anlagen und 260 Mitarbeitenden mit dem Standort in Rheinfelden. In dieser spannenden Position sorgen Sie für den reibungslosen Ablauf von Terminen, Reisen und wichtigen organisatorischen Aufgaben, immer mit einem Blick für Effizienz und Detailgenauigkeit.
Laufzeit:
Ab sofort bis zum 31.01.26, weil die Tätigkeit als Elternzeitvertretung zu besetzen ist.
Ihre Aufgaben:
Eigenständige Führung des Sekretariats der gesamten Betriebsgruppe
Organisation von Terminen und Meetings (z.B. Jour Fixe) unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen
Koordination, Abwicklung und Abrechnung von Reiseaktivitäten (national und international)
Bearbeitung der nationalen und internationalen Korrespondenz und E-Mails nach Priorität
Controlling der Kostenstelle, Rechnungsprüfung und Erstellung elektronischer Zahlungsaufträge (SAP)
Erstellung von Präsentationen, Diagrammen und Grafiken in Deutsch und Englisch
Pflege und Aktualisierung von Organigrammen
Bestellabwicklung und Reklamationsbearbeitung (SAP)
Unterstützung bei der Vorbereitung von Audits und internen Begehungen
Verwaltung von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen
Vorbereitung des Monatsabschlusses und Überarbeitung des Gefahrstoffkatasters
Erstellung und Aktualisierung von Dokumenten mit MS Office und anderen Tools
Ihr Profil:
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
Sicherer Umgang mit MS Office und SAP
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie ein sicheres und kompetentes Auftreten
Hohe Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Organisationsgeschick
Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität im Umgang mit komplexen Aufgabenstellungen
Bewusstsein für den effizienten Einsatz von Ressourcen (Energie, Kosten) gemäß geltenden Vorschriften
Was wir bieten:
- Den Eintritt in ein renommiertes Unternehmen
Eine abwechslungsreiche Position in Vollzeit (37,5 Std./Woche), mit der Möglichkeit auf Homeoffice
Teilzeitoption (mind. 80%) möglich
Arbeitsort: Rheinfelden, moderne Büroräume
Wenn Sie eine vielseitige, herausfordernde Rolle in einem innovativen Unternehmen suchen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!