Bewerben

Persönliche Daten eingeben
Daten merken

Daten hochladen
Datei Hochladen

Produktivitätstools: Diese sollten Sie kennen

Produktivität, Produktivitätstools für die Projektarbeit 8. September 2017 0


Angestellte verbringen mehr als ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit Projektarbeit. Dieser Trend wird sich verstärken: Die Zukunft ist projektorientiert. Produktivitätstools können erheblich zur Effizienz beitragen. Ein Überblick.

Produktivitätstools für den schnellen Austausch

Social Media und das mobile Internet haben die Kommunikation verändert: Sie ist inzwischen zu jederzeit und an jedem Ort in Echtzeit möglich. Unternehmen eröffnet die stärkere soziale Vernetzung die Möglichkeit, die Fähigkeiten und Erfahrungen ihrer Mitarbeiter in verschiedenen Projekten einzusetzen, anstatt sie in einem starren Aufgabenbereich zu bündeln.

Verschiedenste Expertisen können so in interdisziplinären Teams jenseits von Orts- und Zeitgrenzen frei miteinander kombiniert werden. Verbesserte Produkte und eine höhere Produktivität sind die erhofften Folgen. Die nachfolgenden Produktivitätstools können dabei entscheidend unterstützen. 

Produktivitätstools fürs Instant Messaging

MindLink
MindLink ist eine sichere Alternative zu WhatsApp, die für Branchen geeignet ist, die sehr strenge Sicherheitskontrollen und Compliance Regeln beachten müssen. Finanzdienstleister, Pharma-Konzerne, Rechtsanwaltskanzleien oder Regierungsorganisationen zum Beispiel. MindLink kann außerdem mit Skype for Business kombiniert werden.

Workgroup
Workgroup ist eine Instant-Messaging-App, die speziell für unternehmensübergreifende Projektteams ausgelegt ist. Anwender können neue Mitglieder zu einer Arbeitsgruppe (Workgroup) mit ihrer E-Mail-Adresse hinzufügen. So können sie auch mit Personen von anderen Unternehmen in einer geschlossenen Umgebung kommunizieren.

Slack
Slack lässt sich im Prinzip auf diese Formel reduzieren: Chat + Integrationen. Es dient vor allem dem Austausch. In Slack lassen sich beliebig viele „Channels“ einrichten, die wie Chaträume funktionieren. Wer teilnehmen darf, lässt sich frei festlegen.

Darüber hinaus können Anwender direkt mit einzelnen Personen kommunizieren. Überall lassen sich Dateien hochladen und diese kommentieren. Slack lässt sich mit etlichen Diensten verknüpfen: Dropbox, Trello, Twitter. Die Liste dieser „Integrationen“ ist lang und wird ständig erweitert.

Produktivitätstools für die soziale Kollaboration

Yammer – Facebook für Unternehmen
Yammer ist ein Enterprise Social Network. Ein gemeinsames Yammer-Netzwerk können Kollegen aus einer Firma miteinander nutzen oder Mitglieder unterschiedlicher Firmen.

Yammer macht im Unternehmen möglich, was Privatnutzer von Facebook gewohnt sind: Man kann im Stream Informationen, Texte, Videos, Slides oder Fotos posten oder direkt mit Kollegen chatten. Auch lassen sich themenbezogene Gruppen anlegen – hier kann man sich zum Beispiel über Projektverläufe austauschen.

Über Apps ist der Zugriff über Smartphone oder Tablet kein Problem. Daneben gibt es Möglichkeiten wie die gemeinsame Kommentierung von Dokumenten oder das Anlegen von Notizen, die bei der Projektarbeit helfen.

Jive-n
Jive-n ist ein Collaboration Hub mit News-Seiten, multimedialen Blogs und Videos, die bei der internen Kommunikation unterstützen. News-Streams und automatische Abos sorgen dafür, dass die richtige Botschaft an die richtigen Personen kommt. Mit den mobilen Lösungen von Jive lassen sich alle Mitarbeiter einbeziehen, egal wo sie sind und wie sie arbeiten.

Skype für Unternehmen
Skype ist ein Kollaborationstool, das sich vor allem für virtuelle Teams eignet. Mit einem Klick kann jeder von einem beliebigen Gerät aus an einer Online-Video-Besprechung teilnehmen. Alle Besprechungen lassen sich aufzeichnen.

Auch Präsentationen zu halten, ist möglich – der Bildschirm lässt sich freigeben und teilen. So gelingen PowerPoint-Präsentationen, als ob der Speaker im Raum wäre. Skype ermöglicht Teamwork in Echtzeit mit bis zu 250 Personen.

Skype kann aber noch mehr:

  • Umfragen
  • Chat
  • Dateiupload

Und: Über eine Whiteboard-Funktion können Anwender Inhalte online gemeinsam zeichnen und bearbeiten – als befänden sie sich im gleichen Raum.

Produktivitätstools fürs Projektmanagement

Basecamp
Mit Basecamp lassen sich Projekte, Aufgaben und Timings organisieren. Aufgaben können angelegt und einer Gruppe oder einzelnen Personen zugewiesen werden. Auch der Zeitraum der zu erledigenden Aufgaben kann bestimmt werden. Der Projektmanager hat somit jederzeit die Kontrolle über das Timing und die richtige Verteilung der Prioritäten.

Basecamp verfügt über eine integrierte Erinnerungsfunktion, die eine anstehende Deadline anzeigt. Positiv: Basecamp merkt sich die Arbeitszeiten und stört Anwender nicht mehr außerhalb dieser Zeit. Eine Report-Funktion zeigt, ob alle Aufgaben noch innerhalb der Timings liegen und welche abgeschlossen sind.

Informationen können über einen Messenger mit Einzelpersonen ausgetauscht werden. Auch der Dateiupload ist kein Problem. Darüber hinaus ist die Gruppen-Chat-Funktion perfekt geeignet, um schnell Feedback einzuholen oder Links zu teilen. Auch Nicht-Basecamp-Nutzer können integriert werden: Hierzu können öffentliche Links, die die jeweiligen Informationen beinhalten, generiert und geteilt werden.

Über ein Message-Board können Beiträge für ein Projektteam erstellt und diskutiert werden. Mit automatisierten Checkins lassen sich Fragen in einem Intervall an Nutzer stellen. So kann der Projektleiter etwa jeden Montag den IT-Verantwortlichen fragen, ob alles nach Plan läuft.

Copper Project
Das Projektmanagement-Tool Copper Project hat einen ähnlich kollaborativen Charakter wie Basecamp, geht aber in seinen Funktionen noch darüber hinaus. Wer auf Gantt-Diagramme und detaillierte Berichte nicht verzichten möchte, ist mit diesem Tool richtig beraten.

Per Drag & Drop lassen sich bei der Gantt-Funktion Aufgaben und Deadlines bequem editieren. Außerdem bietet Copper Project viele Funktionen für die Budgetierung und das Reporting. Zu den Kernfunktionen der Software gehören zudem detaillierte Projekt- und Arbeitszeitberichte, die sich durch einige Filter dynamisch und flexibel anpassen lassen.

Smartsheet
Smartsheet ist eine Projektmanagement-Lösung aus den USA, die einen anderen Ansatz als die zuvor genannten Tools verfolgt. Bei Smartsheet gibt es keine Projekte, sondern interaktive Tabellen –  die “Smartsheets”.

Über das jeweilige Sheet sind dann alle zum Projekt gehörenden Informationen, Dokumente, Dateianhänge und die Kommunikation der Projektbeteiligten erreichbar. Projektmitglieder können einfach hinzugefügt werden.

Trello
Für kleine Unternehmen ist das Projektmanagement-Tool Trello eine sehr attraktive Projektmanagement-Software. Projektaufgaben können in Form von Listen angelegt und gesteuert werden. Zum Beispiel: „Anstehende Aufgaben“, „Aufgaben in Bearbeitung“ und „Abgeschlossene Aufgaben“ sein.

Innerhalb der Listen werden Karten für einzelne Aufgaben angelegt. Die Karte umfasst eine genaue Beschreibung der Aufgabe, eine Kommentarfunktion und auch Anhänge können beigefügt werden.

Jeder Aufgabe können Verantwortliche zugeordnet, Checklisten angefügt, Erinnerungen eingetragen und Benachrichtigungen über Updates abonniert werden. Je nach Bearbeitungsstatus können die einzelnen Karten innerhalb der Listen frei bewegt werden.

Bitrix 24
Bitrix24 ist eine Komplettlösung mit mehr als 35 sozialen Kollaborations-, Kommunikations- und Managementtools, die für kleine Teams kostenfrei angeboten wird.

Integriert ist ein privates soziales Netzwerk, Aufgaben- und Projektmanagement-Tools, Gruppenchats und Video-Konferenzen sowie die Möglichkeit, Dokumente online abzuspeichern. Und für diejenigen, die E-Mails immer noch gerne nutzen bietet Bitrix24 vom Tool einen direkten Zugriff auf die eigene Inbox.

Wenn Ihnen unser Beitrag gefallen hat, freuen wir uns, wenn Sie diesen weiterempfehlen
33

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

  • IT
  • Leadership und Management
  • Life Sciences
5 Innovations-und Kreativitätstechniken: So gelingt visionäres Denken
  • Allgemein
APRIORI ist erneut Top-Personaldienstleister
  • Karriere
  • Leadership und Management
  • Recruiting
Neue Philosophie verspricht: Mehr Glück für gestresste Manager!
  • IT
  • Karriere
  • Leadership und Management
  • Life Sciences
Raus aus der Komfortzone: Oder wollen Sie Ihre Karriere killen?

Nichts mehr verpassen und jetzt zum Newsletter anmelden! Anmelden

KONTAKT

Haben Sie Fragen zu unseren Dienstleistungen oder zu einer ausge- schriebenen Stelle? Rufen Sie uns gerne direkt an oder kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden zurück.

069-668050175

FRANKFURT

APRIORI – business solutions AG
Friedrich-Ebert-Anlage 49
MesseTurm 24. Etage
60308 Frankfurt

BERLIN

APRIORI - business solutions AG (WeWork) Potsdamer Platz – Kemperplatz 1 10785 Berlin (Mitte)

Simple Share Buttons