Flow in der Arbeit durch digitalen Workflow

Autor: Sofia Dobbertin

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Allgemein, Neue Arbeitswelten

3 Min. Lesezeit

Sicher nutzen Sie digitale Technologien im Job. Aber mal ganz ehrlich: Wirklich so konsequent wie es möglich wäre? Könnten Sie ihren Job nicht vielleicht doch ein bisschen besser machen? Und sich gleichzeitig nicht auch noch etwas besser dabei fühlen? Klingt zu schön, um wahr zu sein. Doch manchmal trennt uns nur ein zu langes Festhalten an etablierten Abläufen von Verbesserungen. Dazu müssten wir nur konsequent ein Mikro-Prozessmanagement machen, um herauszufinden, wo neue Technologien und im Job besser machen und wie wir unseren Job besser für uns passend machen.

 

„Zunächst einmal muss man sich darüber im Klaren sein, dass ,einen Job besser machen‘ vieles bedeuten kann. Das klingt banal, erfordert aber eine intensive gedankliche Auseinandersetzung mit der eigenen Tätigkeit. Letztlich geht es irgendwie immer um Varianten von Produktivität.“, meint Prof. Dr. Michael Knörzer vom APRIORI HR:LAB. Dazu gehören beispielsweise:-

  • mit einem bestimmten Aufwand mehr erreichen
  • ein bestimmtes Ergebnis mit weniger Aufwand erreichen
  • ohne höheren Aufwand Ziele schneller erreichen 
  • ohne höheren Aufwand bessere Qualität erzielen.

„In der wissenschaftlichen Literatur spricht man in diesen Fällen von Komplementäreffekten. In manchen Bereichen können digitale Technologien aber bestimmte Aufgaben ganz übernehmen. Dann liegen sogenannte Substitutionseffekte vor“, erläutert Prof. Knörzer, „Die daraus resultierenden Effektivitäts- und Effizienzgewinne lassen sich für jeden Job sehr exakt berechnen“.1 

Betrachtet man beispielsweise einen Vertriebsjob, dann besteht der Workflow aus sich abwechselnden Teilaufgaben von Interaktion mit dem Kunden, unternehmensinterner Kommunikation und Prozessabwicklung sowie klassischer Schreibtischarbeit. Dazu gehören u.a. die Analyse allgemeiner Marktentwicklungen und spezieller Kundenbedarfe, Aufbereitung und Bereitstellung von Informationen für den Kunden, Kostenkalkulation, Aushandlung der Leistungsspezifika, Preisverhandlungen, Rechnungsstellung u.a.m. Der erfolgreichste Vertriebler wird künftig derjenige sein, dem es gelingt, digitale Technologien hier zielgerichtet zu integrieren und zu kombinieren. Das kann von klassischer Software bis zu „Second Brain reichen. „So wie es heute für jeden Außendienstler selbstverständlich ist, das Navigationssystem zu nutzen, um den schnellsten Weg zum Kunden zu finden, werden Vertriebler beispielsweise künftig Prompt Engineering nutzen, um Risikoaspekte in der Projektkalkulation zu identifizieren und zu bewerten“, illustriert Prof. Knörzer. Als weitere Beispiele von bereits längst etablierten digitalen Technologien nennt Prof. Knörzer die Ersetzung von Kundenbesuchen in physischer Präsenz durch Videokonferenzsysteme, den Einsatz von Chatbots oder die Datenbereitstellung durch den Kunden (z.B. durch Eingabemasken). Alle diese Technologien sind längst als selbstverständlich etabliert. Dasselbe werde mit beispielsweise dem Einsatz von KI im Workflow passieren. Wird über diese Teilaspekte noch eine individuelle Workflowmanagement-Software gelegt, die einem hilft, Dokumente zu verwalten, eine Übersicht über die Teilaufgaben zu behalten und den Prozessfortschritt zu kontrollieren lassen sich deutliche Produktivitätsvorteile realisieren. 

„Während früher solche Software vor allem für Projektmanager interessant war, bildet künftig der einzelne Mitarbeiter mit der KI als Informationslieferant und Assistenzsystem zur Entscheidungsunterstützung sowie seinem ,Second Brain‘ eine Art Mikro-Team, das mit solcher Softwareunterstützung organisiert werden kann. Wendet man das konsequent an, würde es mich wundern, wenn in vielen Jobs nicht Produktivitätsgewinne im zweistelligen Bereich möglich wären.“

Neben dieser betriebswirtschaftlichen Dimension weist Prof. Knörzer noch auf einen weiteren Aspekt hin. „Die Arbeit passt sich immer mehr dem Menschen an. Einfache, repetitive Aufgaben können besonders leicht substituiert werden, in komplexen Aufgaben werden wir produktiver, erfolgreicher und damit oft auch zufriedener. Denn nichts ist im Job frustrierender als Langeweile, Ineffizienz und Erfolglosigkeit. Hier lassen sich schöne Parallelen zum FLOW-Konzept2 ziehen. Durch ein gutes Workflowmanagement können die Anforderungen der Aufgaben und die eigenen Fähigkeiten besser vereinbart werden. So lassen sich Unter- und Überforderungen vermeiden“.

 

Siehe Goldmann, S., & Knörzer, M. (2023). Technology advancement propels work productivity: Empirical efficiency potential determination in marketing and sales. Managerial and Decision Economics, 44(4), 1962-1977, https://doi.org/10.1002/mde.3793

Csikszentmihalyi, M. (1988). The flow experience and its significance for human psychology. In: Optimal experience: Psychological studies of flow in consciousness, 15-35,  Cambridge University Press, https://doi.org/10.1017/CBO9780511621956.002

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