Strategische Personalplanung unter Corona-Bedingung

Autor: Sofia Dobbertin

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Allgemein, Personal & Führung

4 Min. Lesezeit
Strategische Personalplanung unter Corona-Bedingung
  • Wie gelingt eine strategische Personalplanung unter Corona-Bedingungen? In 2021 herrscht in allen Branchen eine sehr hohe Unsicherheit. 
  • Wirtschaftliche Schwankungen kommen und gehen.
  • Das erschwert die Resourcenkalkulation in Unternehmen immens. Unternehmen brauchen Handlungsempfehlungen, um passgenau reagieren zu können. 

Personalplanung: Definition, Bedeutung und aktuelle Entwicklungen

Eine gute Personalplanung umfasst laut Definition alle planerischen und strategischen Maßnahmen, die sicherstellen, dass einem Unternehmen in der nahen, mittleren und fernen Zukunft jederzeit die richtige Mitarbeiterstärke zur Verfügung steht. Nur so kann es seine Ziele erreichen.
In der Theorie ist das leicht gesagt. In der Praxis erschwert die aktuell grassierende Corona-Pandemie eine strategische Personalplanung allerdings erheblich. Denn seit geraumer Zeit sind viele Unbekannte im Spiel, die eine zuverlässige Prognose hinsichtlich des Personalbedarfs immens erschweren.
Ein paar Beispiele:
  • Es drohen weitere Verschärfungen des aktuellen Lockdowns.
  • Die Verbreitung gefährlicherer Virusmutationen könnte immense Auswirkungen auf die globale Wirtschaft haben.
  • Die schleppend vorangehenden Impfungen lassen eine Verbesserung der Situation in weite Ferne rücken.

Personalplanung in Corona-Zeiten: Viele Fragen sind offen

Die Fragen und Ungewissheiten, die sich daraus im Bereich der strategischen Personalplanung ergeben, sind vielfältig. Zum Beispiel können Unternehmen derzeit nicht zuverlässig einschätzen, wie sich die eigene wirtschaftliche Situation entwickelt. So lassen sich nur schwer konkrete Zahlen erurieren, ob und wie viele feste Mitarbeiter im laufenden Geschäftsjahr neu rekrutiert werden müssen. Entsprechend groß ist auch die Unsicherheit, wie viel Budget realistischerweise im Bereich der Personalplanung geblockt werden sollte.
Zugleich ist es essentiell, im Jetzt und Hier die richtigen Entscheidungen zu treffen – nur so lässt sich die eigene Wirtschaftsfähigkeit erhalten. Wie können Betriebe dieses Dilemma lösen? Wir haben uns in der Studie „Adaptive Workforces“ intensiv mit dieser Fragestellungen auseinandergesetzt und Antworten gefunden, die wir Ihnen in den folgenden Abschnitten genau vorstellen möchten.

#1 STEIGERN SIE DIE FLEXIBILITÄT IN IHRER PERSONALDECKE

Angesichts der derzeit bestehenden Unwägbarkeiten und Unsicherheiten, steht fest: Die Personalplanung kann nicht mehr so statisch wie bisher erfolgen. Stattdessen sind „Adaptive Workforces“ vonnöten. Damit sind Belegschaftsstrukturen gemeint, mit denen Unternehmen sehr agil auf plötzlich veränderte Rahmenbedingungen reagieren können. Diese Flexibilität ist die tragende Säule eines zukunftsfähigen HR-Managements innerhalb einer VUCA-Welt.
Dazu müssen Unternehmen im ersten Schritt zwischen der Stamm- und Randbelegschaft eines Betriebs unterscheiden. Während der Stammbelegschaft festangestellte Mitarbeiter angehören, die strategisch unverzichtbar sind, gehören der Randbelegschaft Arbeitnehmer an, die sehr flexibel und nach Bedarf eingesetzt werden können: Freelancer, Zeitarbeitskräfte, externe Dienstleister.
Schwankungen im Personalbedarf können sehr flexibel über das Aufstocken oder das Abbauen der Randbelegschaft aufgefangen werden. So lassen sich selbst kurzfristige Entwicklungen des Marktes in der Personalplanung passgenau abbilden.

#2 KRISENSICHERE BUDGETPLANUNG

Dieses Vorgehen schafft auch in budgetärer Hinsicht innerhalb der Personalplanung stabilere Verhältnisse, betont Professor Michael Knörzer, Leiter des HR:Lab bei APRIORI und Autor der Studie „Adaptive Workforces“: „Teure Kündigungswellen innerhalb der Stammbelegschaft im Falle einer negativen wirtschaftlichen Entwicklung können mit einer flexibel einsetzbaren Randbelegschaft vermieden werden. Hinzu kommt, dass Arbeitskräfte aus der Randbelegschaft nur dann Geld kosten, wenn sie wirklich eingesetzt werden. Ansonsten handelt es sich um eine ruhende Arbeitnehmerressource.“
Die richtige Zusammensetzung aus Stamm- und Randbelegschaft lässt sich sehr genau kalkulieren. Dazu muss ein Unternehmen zunächst folgenden Parameter ermitteln:
  • Personalbedarf pro Quartal, Monat oder Woche (PBt)
  • Höhe der Vollkosten, bestehend aus Gehalt, Lohnnebenkosten, sonstigen mitarbeiterbezogenen Kosten eines festangestellten Mitarbeiters pro Planungsabschnitt (KS)
  • Mögliche Einsparpotenziale durch Kurzarbeit (ES)
  • Vollkosten eines freien Mitarbeiters/Leiharbeiters pro Zeiteinheit (KR)
Mit der folgenden Nutzenschwellenkalkulation berechnen Sie nun Ihren Personalbedarf:
Sei T die Gesamtzahl der Planungsabschnitte (z.B. 50 Wochen oder 4 Quartale), dann wird der kritische Bedarfszeitpunkt von Arbeitskräften (t*) gesucht.
Kr · t* = (T · KS) – (T-t*) · ES
Aufgelöst nach t* erhalten wir die Formel: t* = (KS – ES) / (Kr – ES) · T

Rechenbeispiel: So ermitteln Sie Ihre Personalbedarfe

Wenden wir die Formel nun einmal auf ein konkretes Rechenbeispiel an. Gegeben sind: PB1 = 75 Arbeitskräfte, PB2 = 45 Arbeitskräfte, PB3 = 15 Arbeitskräfte, PB4 = 90 Arbeitskräfte, PB5 = 75 Arbeitskräfte, PB6 = 45 Arbeitskräfte, PB7 = 90 Arbeitskräfte, KS = 7.000 €, ES = 6.000 €, KR = 9.000 €
Daraus ergibt sich die folgende Rechnung:
t* = (7.000 – 6.000) / (9.000 – 6.000) · 7= 2,33
Interpretation: Jeder Personalbedarf, der sich über 2,33 Monate erstreckt, sollte mit festangestellten Mitarbeitern, gedeckt werden. Der Rest mit Leiharbeitskräften oder freien Mitarbeitern über Dienst- und Werkverträge.
In unserem Beispiel besteht ein Personalbedarf von 15 oder mehr Arbeitskräften in allen sieben Planungsabschnitten (>2,33), ein Personalbedarf von 45 oder mehr Arbeitskräften in sechs Perioden (>2,33), ein Personalbedarf von 75 oder mehr Arbeitskräften in vier Perioden (>2,33), ein Personalbedarf von 90 Arbeitskräften in nur zwei Planungsabschnitten (<2,33).
Daher sollten 75 Arbeitskräfte fest angestellt werden. In Perioden, in denen weniger Mitarbeiter benötigt werden, sollten einige dieser Mitarbeiter in Kurzarbeit gehen. In Planungsabschnitten, in denen der Personalbedarf höher liegt, sollten zusätzlich Arbeitnehmerüberlassung oder freie Mitarbeiter genutzt werden.

#3 FLEXIBLE PERSONALPLANUNG ERÖFFNET EINEN NEUEN RECRUITING-KANAL

Eine flexible Personalplanung sorgt nicht nur für eine hohe Anpassungsfähigkeit von Unternehmen an aktuelle Entwicklungen. Sie eröffnet auch einen neuen Recruiting-Kanal. Stellt ein Unternehmen fest, langfristig mehr Stammarbeitnehmer aufnehmen zu müssen, können die talentiertesten Mitarbeiter aus der Randbelegschaft sehr leicht in die Stammbelegschaft übernommen werden. Das hat den Vorteil, dass der betreffende Mitarbeiter direkt einsatzbereit ist und keinen Onboarding-Prozess mehr durchlaufen muss.
„Ein solches Vorgehen im Recruiting ist vorteilhaft, weil die Corona-Pandemie bestimmte Recruitingkanäle komplett abgeschnitten hat. Die Direktansprache von Talenten auf Messen oder speziellen Bewerberevents ist beispielsweise nicht mehr möglich, war aber für die Beschaffung von High Potentials jedoch immer sehr wichtig“, resümiert Professor Michael Knörzer. „Das Übernehmen von Mitarbeitern aus der Rand- in die Stammbelegschaft ist eine gute Möglichkeit, auch in der Personalsuche agiler zu werden.“
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