Urlaubsplanung: Vier Durchhalte-Tipps für Vorgesetzte

Weiße Strände, laue Sommernächte, Cocktails am Strand. In der dunklen Jahreszeit ist die Sehnsucht nach dem Sommerurlaub besonders groß. Je näher das Jahresende rückt und die graue Jahreszeit voranschreitet, umso geflissentlicher wird im Team geplant und um Urlaubstage gefeilscht. Chefs müssen jetzt ganz stark sein…

Urlaubsplanung – das ist eine Disziplin, die alljährlich die Nerven aller Beteiligten einer Zerreißprobe aussetzt, ganz besonders die der Chefs. Denn wenn es darum geht, den Abflug aus dem Büro zu planen, ist mancher Kollege zum Jahresende hin merklich abgelenkt, schließlich will er nicht auf irgendwelchen Last-Minute-Restposten sitzen bleiben.

Urlaubsplanungs-Tipp eins: Ruhe bewahren!

Liebe Vorgesetzte: Ist der Ausnahmezustand noch in einem erträglichen Rahmen, bewahren Sie am besten Ruhe. Denn der Urlaubsplanungstrieb, der zum Jahresende hin von immer mehr Kollegen Besitz ergreift, ist nichts anderes als eine innerliche Flucht aus der trüben Jahreszeit und wirkt stimmungsaufhellend.

Während die einen Kerzchen aufstellen, geben sich die anderen eben ihren Karibikträumen hin. Jeder verschafft sich eben auf seine Weise eine Zusatzportion Licht.

Doch es kann auch zu erheblichen Pannen bei der Urlaubsplanung kommen, was den Teamfrieden durchaus beeinträchtigen kann. Denn frühe Planung schützt vor Nervenkrieg nicht. Beispiele gefällig? Dann mal los!

Es gibt sie in jedem Team, die besonders eifrigen, die schon zum Jahresende wissen, wie sie ihren kompletten Jahresurlaub verteilen wollen. Selbstredend unter Einbeziehung aller Brückentage – früher Fleiß soll schließlich belohnt werden. Doch diese übereifrigen Zeitgenossen erleben spätestens dann einen herben Rückschlag, wenn sie auf Kollegen der Sorte Last-Minute-Planer treffen.

Urlaubsplanungs-Tipp zwei: Ruhe bewahren und vermitteln

Letzte Spezies verweigert trotz aller Deadlines jedwede Auskunft über ihre Planung, um dann gewohnheitsmäßig einige Monate später zu verkünden, es käme nur der eine Termin für die verdiente Sommerfrische in Frage. Kein anderer. Punkt. Man habe auch schon gebucht.

Hier ist von Seiten des Vorgesetzten Fingerspitzengefühl gefragt. Zum einen gilt es, den Übereifrigen ein wenig zu bremsen. Ein bis zwei längere Auszeiten zum Jahresende hin genehmigen: Ja. Aber die Sache mit den Brückentagen wird im Teammeeting zwischen den Kollegen ganz solidarisch geklärt. Ende der Diskussion.

Aber dann gibt es ja noch das Dilemma mit Kollege Nummer zwei, dem Last-Minute-Bucher-und-vor-vollendete-Tatsachen-Setzer, dem spätestens mitten im Jahr auffällt: Der eigene Kurzfrist-Urlaub überschneidet sich doch tatsächlich mit dem von Kollege Nummer eins, dem Übereifrigen, Sie erinnern sich?

Wenn Führungskräfte also folgenden Dialog vor ihrer Bürotür vernehmen, ist Gefahr in Verzug. Legen Sie sich am besten schon mal eine Strategie zurecht und wappnen Sie sich auf das, was nun unweigerlich kommt…

• „Wer macht denn die Vertretung, wenn wir beide weg sind?“
• „Der Azubi!“
• „Der ist doch erst seit zwei Wochen da!“
• „Das schafft der schon, ist doch ein fittes Kerlchen.“
• „Okay. Aber du sagst es dem Chef.“

Urlaubsplanungs-Tipp zwei: Ruhe bewahren und Erziehungsarbeit leisten

Und dann: Kurzes Luftholen vor der Tür. Es klopft. Und ohne ein „herein“, kommt der Last-Minute-Schnäppchen-Jäger gesenkten Hauptes  angeschlappt. Jetzt wird das alljährliche Russisch-Roulette der Urlaubsplanung gespielt. Eigentlich müsste das nicht sein. Denn beide Kollegen sind während des Sommerlochs verzichtbar.

Aber aus Gründen der Erziehung des Last-Minute-Schnäpchenbuchers gilt jetzt: Pokerface aufsetzen! Grundsätzlich hat der Vorgesetzte das Recht auf seiner Seite und darf das Urteil auf Grundlage folgender Kriterien fällen:

• Wer hatte im vergangenen Kalenderjahr wann Urlaub?
• Leben in einem der Haushalte schulpflichtige Kinder?
• Und: Wer hat zuerst Urlaub eingereicht?

Doch darum geht es hier ja gar nicht. Eher um die Lektion: Manchmal kommt Hochmut vor der Last-Minute-Buchung. Und so ist es ratsam, einen langen schweigenden Blick in den Kalender zu werfen. Und dann die Terminlisten, Bestelllisten und alle anderen verfügbaren Listen für den entsprechenden Zeitraum zu prüfen – und sei es die Einsatzplanung für die Putzfrauen, die gerade greifbar ist.

Dann machen Sie dem Kollegen mit einer tiefen Sorgenfalte im Gesicht klar, dass es hier um wirtschaftliche Prozesse geht, die durch das arglose Handeln des Last-Minute-Rabattlers ernsthaft gefährdet werden. Kommt dann irgendwann das erlösende: „Ausnahmsweise. Aber zum letzten Mal“ aus ihrem Munde. Dann sollte davon auszugehen sein, dass dem Kollegen so etwas wirklich nicht mehr unterlaufen sollte.

Übrigens: Der Trick mit der Sorgenfalte funktioniert auch super in anderen Situationen. Also – immer schön Augenbrauen zusammenkneifen. Vor dem Spiegel üben schadet nicht.

Urlaubsplanungs-Tipp drei: Ruhe bewahren und Kopie anlegen

Und was wir Ihnen als Chef ganz dringend ans Herz legen möchten: Machen Sie eine Sicherheitskopie des Urlaubsplans irgendwo auf ihrem eigenen Laufwerk. Denn es gibt noch eine Teamtype, die selbst den friedfertigsten Vorgesetzten in den Wahnsinn treiben kann: Der „Verpeilte“.

Es handelt sich bei dieser besonderen Spezies keineswegs um einen boshaften Zeitgenossen. Er hat ab Geburt einfach nur eine gesunde Portion Zerstreutheit zuviel abgekriegt.

Meist ist diese sogar liebenswert und führt zu amüsanten Momenten im Büro. Unvergessen etwa, als der Kerl durch die Gegend rannte und seine Brille suchte, die er mitten auf der Nase hatte. Und dann war da noch die Geschichte mit dem Klopapier, das aus seiner Hose hing… Aber lassen wir das jetzt.

Bei der Urlaubsplanung jedenfalls kann der Verpeilte zum blanken Horror werden. Er hat seinen großen Auftritt immer dann, wenn er als Letzter seine Eingaben gemacht hat und das Ding endlich steht. Oder besser gesagt: kurz stand. Denn in der nun folgenden kritischen Phase schafft er es, die mühsam erstellte Tabelle unwiderruflich im Papierkorb zu versenken: Klick, klick, weg. Ups! Und dann geht das ganze Gezeter von vorn los…!

Urlaubsplanungs-Tipp vier: Ruhe bewahren und Advent genießen

Aber bis es wieder soweit ist, hat es ja noch Zeit. In diesem Sinne wünschen wir allen Vorgesetzten und ihren Teams eine ruhige und besinnliche Adventszeit. :O)