HR 4.0: Digitalisierung der Personalabteilung

Ohne Digitalisierung geht heute in den meisten Unternehmensbereichen nichts mehr. Dafür steht das Kürzel 4.0. Wir kennen es aus Begriffen wie „Industrie 4.0“ oder „Arbeitswelt 4.0“. Inwieweit entwickeln sich eigentlich HR-Abteilungen derzeit in Richtung HR 4.0? Das erfahren Sie in diesem Artikel!

Was ist HR 4.0?

Das Kürzel 4.0 begegnet Ihnen immer dann, wenn es um die Digitalisierung geht. Es steht für die Vorzüge, die digitale Workflows mit sich bringen. Zum Beispiel:

• Die Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort.
• Virtuelle oder hybride Arbeitsweisen.
• Eine höhere Prozessautomatisierung.
• Smarte Tools, die auf Basis künstlicher Intelligenz (KI) strategische Auswertungen auf Knopfdruck liefern.

All diese Instrumentarien und Arbeitsweisen stehen auch Personalabteilungen zur Verfügung: Willkommen in der Welt von HR 4.0.

Transformationsprozesse des Human Resource Management: Wo steht HR heute?

Aber wie ist der Status quo? Wo steht HR in dem Transformationsprozess in Richtung HR 4.0? Leider kommen viele aktuelle Studien zu dem Schluss, dass Personalabteilungen in ihrem Transformationsprozess irgendwie auf dem Weg zum Ziel stecken geblieben sind. Wer einen Blick in die Büros von HR-Managerinnen und -Managern wirft, stellt schnell fest, dass der Digitalisierungsgrad – sagen wir – ausbaufähig ist. Statt mit einer dedizierten HR-Software arbeiten viele HR-Expert:innen zum Beispiel mit Behelfsprogrammem wie Excel, Outlook und Word. Das ist aber nicht mit einer angemessenen Digitalisierung des Personalmanagements gleichzusetzen.

Hierzu bedürfte es Tools, die die Workflows im Human Resources Management exakt abbilden, diese zum Teil automatisieren und/oder auf Basis von KI-Analysen strategische Entscheidungen erleichtern. Das würde die Effizienz im HR-Management regelrecht boosten. Doch stattdessen verstricken sich viele Human Resources Abteilungen mangels digitaler Hilfsmittelin in administrativen Aufgaben. Das Resultat: Überstunden auf Grund vieler manueller Prozesse sowie mangelnde Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

HR-Management im Homeoffice – ein schwieriges unterfangen

Doch nicht nur das. Auch für die Arbeit im Homeoffice sind viele Personalabteilungen nicht gut aufgestellt, wie der HR-Software-Report des HRM Research Institutes ergab. Etwa jeder oder jede zweite Umfrageteilnehmer:in  gab an, dass sich unter anderem wegen der fehlenden Möglichkeit zu Remote-Work in der in der Corona-Krise im Human Resources Management zusätzlicher Digitalisierungs-Bedarf ergeben hat.

Virtuelle Arbeit gilt inzwischen als fester Bestandteil der neuen Arbeitswelt. Doch viele HR-Manager:innen können ihren To Do’s zuhause nicht genauso effizient wie im Büro nachgehen. Zum Beispiel, weil Akten nach wie vor auf Papier vorgehalten werden und so wichtige Daten in den eigenen vier Wänden nicht zur Verfügung stehen. Das sorgt für massive Effizienzverluste.

Herausforderungen des Transformationsprozesses zu HR 4.0

Es liegt auf der Hand: Damit HR-Abteilungen zukunftsfähig aufgestellt sind, muss mehr Power in die Digitalisierungsmaschinerie kommen. Doch woran hapert es? Warum hinken Personalabteilungen ihren Möglichkeiten so massiv hinterher? Das kann unter anderem an dem fehlenden Digitalisierungs-Know-how in HR-Abteilungen liegen.

Nur rund 9 Prozent der Personaler:innen verfügen laut des HR-Software-Reports über einen guten Marktüberblick in puncto HR-Software. Sprich: Viele HR-Manager:innen wissen nicht, welche Vorzüge ihnen ein dediziertes Programm für das Personalmanagement bieten würde und sie wissen auch nicht, welche Angebote es überhaupt gibt. Hier sollten HR-Manager:innen schnellstens aus dem Dörnröschenschlaf aufwachen. Die nachfolgenden Beispiele verdeutlichen Ihnen, was mit einer angemessenen Digitalisierung des Personalwesens möglich ist.

#1 DIGITALISIERUNG DES BEWERBERMANAGEMENTS

Die HR-Abteilung besitzt künftig eine Schlüsselfunktion in der Gestaltung der Unternehmenskultur und damit auch in der Erfolgsgeschichte des Unternehmens. Sie ist in Zeiten des Fachkräftemangels zum Beispiel dafür verantwortlich, offene Stellen mit den passenden Talenten zu besetzen. Doch wie soll das gehen ohne Tools, die zum Beispiel bei der intelligenten Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen (Multiposting) in den verschiedensten Kanälen unterstützen? Oder die im Active Sourcing auf Basis künstlicher Intelligenz im WWW nach Talenten suchen, die perfekt zum Unternehmen passen und die nur noch angesprochen werden müssten? All das wäre mit wenigen Handgriffen einem Bewerbermanagementsystem möglich.

#2 DIGITALISIERUNG DER PERSONALENTWICKLUNG

Außerdem müssen sich HR-Verantwortliche um eine effiziente Personalentwicklung kümmern. Denn Wissen veraltet im Digitalzeitalter immer schneller. Umso wichtiger ist ein smartes Tool für das Seminar- und Wissensmanagement. Es gibt Systeme, die Ihnen viel Arbeit abnehmen. Sie werten zum Beispiel automatisch aus, welche Kompetenzen bei Mitarbeitenden auslaufen und aufgefrischt werden sollten. Nicht nur die zuständige HR-Managerin erhält rechtzeitig einen Reminder, wenn es soweit ist, sondern auch der betreffende Mitarbeiter.

Dieser kann sich umgehend im digitalen Seminarmanagement-Tool seines Arbeitgebers selbstständig das Lernangebot aussuchen, das perfekt für ihn geeignet ist und sendet per Knopfdruck eine Genehmigungsanfrage an HR und seine Linienvorgesetzte. Mit wenigen Handgriffen ist die Anfrage bearbeitet. Nach der erfolgten Weiterbildung wird das Weiterbildungszertifikat in der Digitalen Personalakte des Mitarbeitenden hinterlegt. Ist das Zertifikat abgelaufen, meldet sich das System wieder automatisch bei allen Beteiligten und der Zyklus beginnt von vorn. So funktionieren HR-4.0-Prozesse.

#3 GRÖSSTER NACHHOLBEDARF IN SACHEN HR 4.0 BESTEHT BEI HR ANALYTIC

Ein enormer Nachholbedarf besteht auch im Bereich HR Analytics. 79 der für den HR Software Report befragten Teilnehmenden sind überzeugt: Softwaregestützte Datenanalysen könnten die Entscheidungsgrundlage für HR-Prozesse entscheidend verbessern. Hier ein paar Beispiele, in welchen Bereichen HR Analytics eingesetzt werden kann:

• Sagen Sie mit HR Analytics den zukünftigen Rekrutierungsbedarf Ihres Unternehmens voraus, indem Sie Fluktuationen und Unternehmensaustritte analy.
• Ermitteln Sie die Kosten einer zu hohen Fluktuation.
• Analysieren Sie, welche Schritte Sie ergreifen müssen, um Ihre Mitarbeiterbindung zu erhöhen. Analysieren Sie mit HR analytics die häufigsten Kündigungsgründe und implementieren sie Maßnahmen, die einer zu hohen Abwanderung vorbeugen.
• Kalkulieren Sie das Budget für die benötigten Schritte.

Wie kann HR die Transformation vorantreiben?

Die obigen Beispiele dürften deutlich gemacht haben: HR kommt um eine angemessene Digitalisierungsstrategie nicht herum. Um hier allerdings die richtigen Tools auszuwählen, brauchen HR-Manager:innen die nötige „digitale Fitness“. Gemeint ist ein fundiertes Verständnis, wie die verschiedenen Systeme funktionieren und wie sie angewendet werden, wo die Unterschiede zwischen den einzelnen Angeboten liegen und welche Lösung über die Funktionen verfügt, die HR 4.0 möglich machen.

Bislang benötigten HR-Verantwortliche dieses Wissen nicht, weil die Auswahl digitaler Systeme in erster Linie bei der Unternehmens-IT angesiedelt war. Diese Praxis ist aber nicht länger empfehlenswert. Denn IT-Experten suchen ein Tool vor allen nach technischen Kriterien wie Schnittstellen, Kompatibilität zu vorhandener Software, Datenschutzkonformität oder Datensicherheit aus.

Für die Journey in Richtung HR 4.0 gibt es keine Alternative

Die genannten technischen Kriterien werden die Auswahl der Tools und Produkte zwar weiterhin mitbestimmen. Im Mittelpunkt der Strategie sollten sie jedoch nicht mehr alleine stehen, sondern vor allem, das, was eine Software inhaltlich für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter leisten kann. Diese Entscheidung kann nur von HR-Expert:innen selbst fundiert getroffen werden. Der Weg, zustätzliches digitales Wissen aufzubauen, ist daher alternativlos. Denn nur wenn HR bereit für diese Veränderung ist und die Transformation im Unternehmen mit einer digitaleren Herangehensweise vorantreibt, können Beschäftigungsfähigkeit, Innovationen und Wettbewerbsfähigkeit gesichert werden.