Kosten im Homeoffice einsparen: Warum diese Rechnung nicht aufgeht

Bei vielen Unternehmen ist das Homeoffice gekommen, um zu bleiben. Die meisten Organisationen arbeiten derzeit an neuen Strukturen, um Remote-Arbeit fest in ihrem Alltag zu etablieren. Wer aber darauf hofft, so Kosten einzusparen, hofft umsonst.

Homeoffice hat erhebliche Auswirkungen auf die Betriebskosten

„Viele Unternehmen rechnen im Moment so: Kommen Arbeitnehmer nicht mehr so oft ins Büro, stehen Räume leer. Diese könnten also abgebaut werden, was insbesondere in Metropolregionen erhebliche Kosten für Miete, Strom und Reinigung sparen würde. Doch diese Kalkulation wird nicht aufgehen“, warnt Professor Michael Knörzer, Leiter des HR:LAB bei APRIORI.

Für die Studie „Remote Work Strategy“ hat Knörzer die Auswirkungen von Remote-Work auf die Betriebskosten genau untersucht und ist zu einem eindeutigen Ergebnis gekommen: Die Einsparungseffekte gehen nicht nur gegen Null. Das Homeoffice dürfte für Unternehmen sogar eher zum Kostentreiber werden. Wir nennen Ihnen in diesem Beitrag die Gründe.

#1 Größtmögliche Flexibilität erschwert Abbau von Flächen

Ein großzügiger Abbau von Büroflächen ist insbesondere in Unternehmen unrealistisch, die ihren Mitarbeitern künftig freistellen wollen, an welchen Tagen diese ins Büro kommen. Ohne eine klare Regelung, wer, wann, wie und wo arbeitet, kann es  immer wieder Phasen geben, in denen das Büro voll besetzt ist. Arbeitgeber müssen für solche Fälle immer ausreichend Raum vorhalten. Ansonsten droht eine Überauslastung des Büros.

#2 Es drohen Innovationsverluste durch fehlende Kommunikation im Homeoffice

Auch die Innovationskraft eines Unternehmens könnte durch einen höheren Anteil von Remote-Work sinken und Umsätze stagnieren lassen. Der Hintergrund: Viele Studien gehen davon aus, dass bis zu 80 Prozent der Kommunikation im Büro eher spontan stattfindet. Oft kommen dabei die besten Ideen zustande. Diese Innovationspotenziale gehen Betrieben aber verloren, wenn der direkte Austausch zwischen Kollegen im Office weitgehend entfällt, weil alle andauernd zuhause sitzen und in langfristig anberaumten Videokonferenzen miteinander kommunizieren. Hier sind die Themen starr vorgegeben und die Agenden meist eng getaktet. Spontane Einfälle und Gedankenblitze finden so kaum noch Gehör.

STUDIE: REMOTE WORK STRATEGY

Wo und wie werden Menschen künftig arbeiten? In dieser Studie beschäftigen wir uns in 12 Thesen mit den strategischen und operativen Herausforderungen der zunehmenden Verlagerung von Arbeit aus dem Büro in die private Umgebung der Mitarbeiter.

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#3 Homeoffice geht mit gesteigertem Führungsaufwand einher

Gleichzeitig erfordert die geplante und sehr strukturierte Kommunikation im Homeoffice mehr Organisationsaufwand für Teamleiter: Kalender müssen abgeglichen, Termine erstellt, verschickt und zugesagt werden. Fällt ein Teilnehmer aus, geht die Suche nach einem Alternativ-Termin los. Für die zuständigen Führungskräfte schlägt sich das in zusätzlichen Stunden und einer gesteigerten nervlichen Belastung nieder. Das frustriert, führt zu sinkender Motivation und kann sogar mit einem Leistungsabfall verbunden sein. Diese sinkende Performance von Managern beeinflusst die Wirtschaftskraft eines Unternehmens negativ.

#4 Remote-Work erschwert die Potenzialeinschätzung von Mitarbeitern

Die räumliche Distanz zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem macht es Managern außerdem schwer, die richtigen Karriereentscheidungen zu treffen. Mitarbeiter sind im Homeoffice nur eingeschränkt beobacht- und einschätzbar. Das kann dazu führen, dass Potenziale, die zu einer Beförderung führen könnten, nicht erkannt werden. Schlimmstenfalls sind die Beförderungs-Entscheidungen von Führungskräften nicht verlässlich oder fehlerhaft. Auch das kann teuer werden.

#5 Arbeitgeber müssen im Homeoffice Telearbeitsplätze einrichten

Außerdem ist fraglich, ob die aktuell gepflegte „Pandemie-Praxis“, den Mitarbeiter mit dem Notebook nach Hause zu schicken und ihn von zuhause arbeiten zu lassen, bestehen bleibt. Arbeitnehmer, die dauerhaft in den eigenen vier Wänden arbeiten, haben laut der geltenden Arbeitsstättenverordnung nämlich das Recht auf einen ordentlichen Arbeitsplatz, der vom Arbeitgeber eingerichtet werden muss.

Damit könnten folgende Kosten anfallen:

• Laptop
• Bildschirm
• Drucker
• Ergonomisches Mobiliar

Fazit

„Berücksichtigt man die Kosten, die potenziell durch Remote-Work anfallen, stellt sich die Frage, ob und wie großzügige Homeoffice-Regelungen in der neuen Arbeitswelt wirtschaftlich legitimiert werden können“, resümiert Professor Michael Knörzer. „Wichtig ist, dass sich Unternehmen dieser Faktoren bewusst sind, diese in ihre Planungen mit einbeziehen und wirtschaftlich vertretbare Lösungen finden. Auf gut Glück sollten sie hier keinesfalls agieren.“

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