Künstliche Intelligenz im Personalwesen: Einsatzbereiche, Vorteile & Risiken

Künstliche Intelligenz im Personalwesen: Welche Einsatzbereiche ergeben sich? Gibt es besondere Vorteile, die Künstliche Intelligenzen für das Personalmanagement mitbringen? Welche Risiken sind zu erwarten? Wir geben einen Überblick.

Definition: Was ist Künstliche Intelligenz?

Bevor wir auf das Thema Künstliche Intelligenz (KI) im Personalwesen näher eingehen, möchten wir Ihnen zunächst erläutern, was unter KI überhaupt zu verstehen ist. Vereinfacht gesagt, handelt es sich dabei um smarte Computerprogramme, die in bestimmten Anwendungsbereichen eigenständig Probleme lösen. Ein gutes Beispiel für eine KI sind etwa smarte Assistenten wie Alexa oder Siri, denen wir über unser Smartphone Fragen stellen und die uns die passenden Antworten in einer uns sehr gut verständlichen Sprache liefern.

Andere Beispiele für Künstliche Intelligenzen sind Auswertungstools, mit denen der oder die Anwender:in mit wenigen Handgriffen selbst hochkomplexe Analysen und Prognosen erstellen kann. Künstliche Intelligenz ist auch in Smart-Home-Geräten verbaut oder wird von Streamingdiensten wie Netflix genutzt. So kommen beispielsweise die Film- und Serien-Empfehlungen des Medienkonzerns zustande, die oft überraschend genau zu unseren Vorlieben passen.

KI im Personalwesen: Der Status Quo

Inzwischen wird Künstliche Intelligenz in allen Bereichen des privaten und beruflichen Lebens eingesetzt – auch im Personalmanagement. Laut einer aktuellen Studie eines Softwareherstellers sind KI-Anwendungen im Personalwesen zwar noch nicht übermäßig weit verbreitet. Lediglich 24 Prozent der Unternehmen machen Gebrauch von KI im Personalwesen. Doch die Tendenz steigt.

Laut der Erhebung ist das Interesse von Arbeitgebenden an Künstlicher Intelligenz definitiv geweckt und immer mehr Unternehmen setzen sich mit den möglichen Einsatzfeldern und Vorteilen von KI im Personalmanagement auseinander. Wir stellen Ihnen nachfolgend 4 Anwendungsszenarien für Künstliche Intelligenz im Personalmanagement vor, von denen es aber noch deutlich mehr gibt.

#1 CHATBOTS ALS KARRIEREHELFER

Beginnen wir mit dem Recruiting. Sie kennen das sicher selbst: Bei der Personalsuche kostet es viel Zeit, wiederkehrende Anfragen von Bewerbenden zu beantworten. Hier kann ein Chatbot Rekrutierende extrem entlasten. Ein Chatbot ist ein Kommunikationsroboter, der auf Standardfragen Standardanworten liefert. Denkbar ist der Einsatz eines Chatbots etwa auf Karriereseiten. Das Prinzip: Beim Besuch der Karrierehomepage öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Chatbot Bewerbenden seine Hilfe anbietet.

Haben sie eine Frage, tippen sie sie einfach in ein Eingabefeld ein und der Chatbot liefert sekundenschnell die passende schriftliche Antwort. Dazu wurde er im Vorfeld von Programmierern mit tausenden Frage- und Antwortmöglichkeiten gefüttert. Erst, wenn er eine Frage einmal nicht beantworten kann, wird diese an den zuständigen Recruiter oder die zuständige Recruiterin weitergeleitet. Chatbots sind inzwischen übrigens so gut programmiert, dass sie sogar Erstinterviews führen können und so Personalabteilungen bei der Vorselektion von Kandidat:innen unterstützen. Dazu fragen sie bei Bewerbenden wichtige Punkte ab wie Berufserfahrungen, besondere Talente und Skills oder Interessen.

#2 ABGLEICH DER PASSGENAUIGKEIT VON BEWERBENDEN

Künstliche Intelligenzen unterstützen Rekrutierende auch beim Abgleich von Lebenslaufdaten mit dem Stellenprofil einer Vakanz. Viele Bewerbermanagementsysteme verfügen inzwischen über eine solche Matching-Funktion, die folgendermaßen funktioniert: Alle relevanten Daten eines Lebenslaufs, der von einem Talent im PDF-Format eingereicht wurde, werden von dem Tool ausgelesen und auf die Passgenauigkeit mit einer ausgeschriebenen Stelle untersucht. Die Software zeigt dem Personalsuchenden binnen Sekunden an, wie hoch der Übereinstimmungsgrad eines Profils mit einer ausgeschriebenen Vakanz ist. Das macht vieles leichter.

#3 KI HILFT BEIM ERSTELLUNG VON REPORTINGS & ANALYSEN

Im Personalwesen dreht sich in der täglichen Arbeit außerdem Vieles um Analysen und Reportings. Wer diese mit einem herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogramm erstellen möchte, hat eine aufwändige Aufgabe am Bein. Zum Beispiel müssen mathematische Algorithmen überlegt werden, mit denen Daten aus verschiedensten Quellen sinnvoll miteinander in Korrelation gesetzt werden können. Und wir alle wissen: Das gelingt in den seltensten Fällen auf Anhieb und kostet daher viel Zeit.

Mit modernen Analysetools gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Mit wenigen Klicks lassen sich zum Beispiel Prognosen zur Gehaltsentwicklung in einer Branche erstellen, die sich nicht nur auf interne Daten stützen, sondern auch externe Quellen einbeziehen. Die dafür nötigen Informationen werden von der Software automatisch zusammengetragen und in Relation gesetzt. Auf diese Weise gewinnen Anwender:innen in Echtzeit strategisch wichtige Erkenntnisse und müssen nicht Tage oder gar Wochen darauf warten.

#4 KI UNTERSTÜTZT BEIM WORKFORCE MANAGEMENT

Auch im Bereich der Personaleinsatzplanung können solche KI-Analysen zu wertvollen Einsichten führen. Mit ihnen lässt sich zum Beispiel die zu erwartende Mitarbeitendenfluktuation ermitteln und saisonale Peak-Zeiten in Abhängigkeit von globalen wirtschaftlichen und politischen Entwicklungen. Je früher Arbeitgebende Veränderungen erkennen, umso besser können sie darauf mit einer angemessenen Personaleinsatzplanung reagieren. Sind erhöhte Auftragseingänge zu erwarten, kann die Personaldecke etwa zu einem frühen Zeitpunkt aufgestockt werden.

Welche Modelle es für eine solch agile Personalplanung gibt, legen wir in der APRIORI-Studie „Adaptive Workforces“ dar. Auschlaggebend ist vor allem das richtige Verhältnis der Stamm- und Randbelegschaft eines Betriebs. Während der Stammbelegschaft festangestellte Mitarbeiter:innen angehören, die strategisch unverzichtbar sind, sind in der Randbelegschaft Arbeitnehmende vertreten, die sehr flexibel und nach Bedarf eingesetzt werden können: Freelancer, Zeitarbeitskräfte, externe Dienstleister. Schwankungen im Personalbedarf können effizient über das agile Aufstocken oder Abbauen der Randbelegschaft aufgefangen werden.

Die Vorteile von Künstlicher Intelligenz im Personalwesen

Es liegt also auf der Hand, dass der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Personalmanagement zahlreiche Vorteile mit sich bringt:

• Zeitaufwändige Prozesse im Personalwesen fallen dank KI weg.
• Personalverantwortlichen bleibt mehr Zeit für andere Dinge.
• Unternehmenskritische KPIs stehen auf Knopfdruck zur Verfügung, was strategische Entscheidungen erleichtert.
• Das Recruiting, die Personaleinsatzplanung und das Workforce Management fallen passgenauer aus und die Performance des Unternehmens steigt.

Die Nachteile von Künstlicher Intelligenz im Personalwesen

Es gibt aber auch Nachteile, die mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Personalmanagement einhergehen: „KI-Systeme können manchmal auch die falschen Schlussfolgerungen ziehen, wie ein Vorfall bei dem Online-Händler Amazon vor ein paar Jahren verdeutlichte. Hier setzte man schon früh auf KI im Recruiting. Das Unternehmen nutzte eine Lösung, die die Übereinstimmung von Lebenslaufdaten mit ausgeschriebenen Stellen untersuchen sollte“, erläutert Professor Michael Knörzer, Leiter des HR:Lab bei APRIORI.

„Letztendlich stellte man fest, dass der Algorithmus Frauen systematisch aussortierte. Der Grund: Eine KI ist immer nur so gut wie ihre Programmierung. Da für das Training der KI vor allem Lebensläufe von Männern genutzt wurde, schlussfolgerte das Tool, dass männliche Bewerber bevorzugt werden sollen. Das Problem wurde aber erkannt und ist inzwischen längst behoben.“

Fazit: Die letzte Instanz ist immer der Mensch

Das führt zu folgendem Fazit: Der Einsatz von KI im Personalwesen kann in vielfältiger Hinsicht Entlastung bringen, Fehler vermeiden und wichtige Entscheidungen vereinfachen. „Aber“, so Professor Michael Knörzer, „Anwender und Anwenderinnen müssen sich auch immer darüber bewusst sein, dass eine Künstliche Intelligenz nicht unfehlbar ist. Jedes Unternehmen muss daher für sich entscheiden, wo der Einsatz von KI sinnvoll ist.“ Dabei können die Richtlinien des Ethikbeirats HR-Tech helfen. Diese empfehlen zum Beispiel als Richtwert: Die letztendliche Entscheidung in Personalprozessen sollte niemals eine KI alleine treffen. Es bedarf immer der Überprüfung der Ergebnisse durch einen Personalverantwortlichen oder eine Personalverantwortliche aus Fleisch und Blut. Sicher ist sicher.

Künstliche Intelligenz im Personalwesen: Welche Einsatzbereiche ergeben sich? Gibt es besondere Vorteile, die Künstliche Intelligenzen für das Personalmanagement mitbringen? Welche Risiken sind zu erwarten? Wir geben einen Überblick.

DEFINITION: WAS IST KÜNSTLICHE INTELLIGENZ ÜBERHAUPT?

Bevor wir auf das Thema Künstliche Intelligenz (KI) im Personalwesen näher eingehen, möchten wir Ihnen zunächst erläutern, was unter KI überhaupt zu verstehen ist. Vereinfacht gesagt, handelt es sich dabei um smarte Computerprogramme, die in bestimmten Anwendungsbereichen eigenständig Probleme lösen. Ein gutes Beispiel für eine KI sind etwa smarte Assistenten wie Alexa oder Siri, denen wir über unser Smartphone Fragen stellen und die uns die passenden Antworten in einer uns sehr gut verständlichen Sprache liefern.

Andere Beispiele für Künstliche Intelligenzen sind Auswertungstools, mit denen der oder die Anwender:in mit wenigen Handgriffen selbst hochkomplexe Analysen und Prognosen erstellen kann. Künstliche Intelligenz ist auch in Smart-Home-Geräten verbaut oder wird von Streamingdiensten wie Netflix genutzt. So kommen beispielsweise die Film- und Serien-Empfehlungen des Medienkonzerns zustande, die oft überraschend genau zu unseren Vorlieben passen.

KI IM PERSONALWESEN: DER STATUS QUO

Inzwischen wird Künstliche Intelligenz in allen Bereichen des privaten und beruflichen Lebens eingesetzt – auch im Personalmanagement. Laut einer aktuellen Studie eines Softwareherstellers sind KI-Anwendungen im Personalwesen zwar noch nicht übermäßig weit verbreitet. Lediglich 24 Prozent der Unternehmen machen Gebrauch von KI im Personalwesen. Doch die Tendenz steigt.

Laut der Erhebung ist das Interesse von Arbeitgebenden an Künstlicher Intelligenz definitiv geweckt und immer mehr Unternehmen setzen sich mit den möglichen Einsatzfeldern und Vorteilen von KI im Personalmanagement auseinander. Wir stellen Ihnen nachfolgend 4 Anwendungsszenarien für Künstliche Intelligenz im Personalmanagement vor, von denen es aber noch deutlich mehr gibt.

#1 CHATBOTS ALS KARRIEREHELFER

Beginnen wir mit dem Recruiting. Sie kennen das sicher selbst: Bei der Personalsuche kostet es viel Zeit, wiederkehrende Anfragen von Bewerbenden zu beantworten. Hier kann ein Chatbot Rekrutierende extrem entlasten. Ein Chatbot ist ein Kommunikationsroboter, der auf Standardfragen Standardanworten liefert. Denkbar ist der Einsatz eines Chatbots etwa auf Karriereseiten. Das Prinzip: Beim Besuch der Karrierehomepage öffnet sich ein Dialogfenster, in dem der Chatbot Bewerbenden seine Hilfe anbietet.

Haben sie eine Frage, tippen sie sie einfach in ein Eingabefeld ein und der Chatbot liefert sekundenschnell die passende schriftliche Antwort. Dazu wurde er im Vorfeld von Programmierern mit tausenden Frage- und Antwortmöglichkeiten gefüttert. Erst, wenn er eine Frage einmal nicht beantworten kann, wird diese an den zuständigen Recruiter oder die zuständige Recruiterin weitergeleitet. Chatbots sind inzwischen übrigens so gut programmiert, dass sie sogar Erstinterviews führen können und so Personalabteilungen bei der Vorselektion von Kandidat:innen unterstützen. Dazu fragen sie bei Bewerbenden wichtige Punkte ab wie Berufserfahrungen, besondere Talente und Skills oder Interessen.

#2 ABGLEICH DER PASSGENAUIGKEIT VON BEWERBENDEN

Künstliche Intelligenzen unterstützen Rekrutierende auch beim Abgleich von Lebenslaufdaten mit dem Stellenprofil einer Vakanz. Viele Bewerbermanagementsysteme verfügen inzwischen über eine solche Matching-Funktion, die folgendermaßen funktioniert: Alle relevanten Daten eines Lebenslaufs, der von einem Talent im PDF-Format eingereicht wurde, werden von dem Tool ausgelesen und auf die Passgenauigkeit mit einer ausgeschriebenen Stelle untersucht. Die Software zeigt dem Personalsuchenden binnen Sekunden an, wie hoch der Übereinstimmungsgrad eines Profils mit einer ausgeschriebenen Vakanz ist. Das macht vieles leichter.

#3 KI HILFT BEIM ERSTELLUNG VON REPORTINGS & ANALYSEN

Im Personalwesen dreht sich in der täglichen Arbeit außerdem Vieles um Analysen und Reportings. Wer diese mit einem herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogramm erstellen möchte, hat eine aufwändige Aufgabe am Bein. Zum Beispiel müssen mathematische Algorithmen überlegt werden, mit denen Daten aus verschiedensten Quellen sinnvoll miteinander in Korrelation gesetzt werden können. Und wir alle wissen: Das gelingt in den seltensten Fällen auf Anhieb und kostet daher viel Zeit.

Mit modernen Analysetools gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Mit wenigen Klicks lassen sich zum Beispiel Prognosen zur Gehaltsentwicklung in einer Branche erstellen, die sich nicht nur auf interne Daten stützen, sondern auch externe Quellen einbeziehen. Die dafür nötigen Informationen werden von der Software automatisch zusammengetragen und in Relation gesetzt. Auf diese Weise gewinnen Anwender:innen in Echtzeit strategisch wichtige Erkenntnisse und müssen nicht Tage oder gar Wochen darauf warten.

#4 KI UNTERSTÜTZT BEIM WORKFORCE MANAGEMENT

Auch im Bereich der Personaleinsatzplanung können solche KI-Analysen zu wertvollen Einsichten führen. Mit ihnen lässt sich zum Beispiel die zu erwartende Mitarbeitendenfluktuation ermitteln und saisonale Peak-Zeiten in Abhängigkeit von globalen wirtschaftlichen und politischen Entwicklungen. Je früher Arbeitgebende Veränderungen erkennen, umso besser können sie darauf mit einer angemessenen Personaleinsatzplanung reagieren. Sind erhöhte Auftragseingänge zu erwarten, kann die Personaldecke etwa zu einem frühen Zeitpunkt aufgestockt werden.

Welche Modelle es für eine solch agile Personalplanung gibt, legen wir in der APRIORI-Studie „Adaptive Workforces“ dar. Auschlaggebend ist vor allem das richtige Verhältnis der Stamm- und Randbelegschaft eines Betriebs. Während der Stammbelegschaft festangestellte Mitarbeiter:innen angehören, die strategisch unverzichtbar sind, sind in der Randbelegschaft Arbeitnehmende vertreten, die sehr flexibel und nach Bedarf eingesetzt werden können: Freelancer, Zeitarbeitskräfte, externe Dienstleister. Schwankungen im Personalbedarf können effizient über das agile Aufstocken oder Abbauen der Randbelegschaft aufgefangen werden.

DIE VORTEILE VON KÜNSTLICHER INTELLIGENZ IM PERSONALWESEN

Es liegt also auf der Hand, dass der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Personalmanagement zahlreiche Vorteile mit sich bringt:

• Zeitaufwändige Prozesse im Personalwesen fallen dank KI weg.
• Personalverantwortlichen bleibt mehr Zeit für andere Dinge.
• Unternehmenskritische KPIs stehen auf Knopfdruck zur Verfügung, was strategische Entscheidungen erleichtert.
• Das Recruiting, die Personaleinsatzplanung und das Workforce Management fallen passgenauer aus und die Performance des Unternehmens steigt.

DIE NACHTEILE VON KÜNSTLICHER INTELLIGENZ IM PERSONALWESEN

Es gibt aber auch Nachteile, die mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Personalmanagement einhergehen: „KI-Systeme können manchmal auch die falschen Schlussfolgerungen ziehen, wie ein Vorfall bei dem Online-Händler Amazon vor ein paar Jahren verdeutlichte. Hier setzte man schon früh auf KI im Recruiting. Das Unternehmen nutzte eine Lösung, die die Übereinstimmung von Lebenslaufdaten mit ausgeschriebenen Stellen untersuchen sollte“, erläutert Professor Michael Knörzer, Leiter des HR:Lab bei APRIORI.

„Letztendlich stellte man fest, dass der Algorithmus Frauen systematisch aussortierte. Der Grund: Eine KI ist immer nur so gut wie ihre Programmierung. Da für das Training der KI vor allem Lebensläufe von Männern genutzt wurde, schlussfolgerte das Tool, dass männliche Bewerber bevorzugt werden sollen. Das Problem wurde aber erkannt und ist inzwischen längst behoben.“

FAZIT: DIE LETZTE INSTANZ IST IMMER DER MENSCH

Das führt zu folgendem Fazit: Der Einsatz von KI im Personalwesen kann in vielfältiger Hinsicht Entlastung bringen, Fehler vermeiden und wichtige Entscheidungen vereinfachen. „Aber“, so Professor Michael Knörzer, „Anwender und Anwenderinnen müssen sich auch immer darüber bewusst sein, dass eine Künstliche Intelligenz nicht unfehlbar ist. Jedes Unternehmen muss daher für sich entscheiden, wo der Einsatz von KI sinnvoll ist.“ Dabei können die Richtlinien des Ethikbeirats HR-Tech helfen. Diese empfehlen zum Beispiel als Richtwert: Die letztendliche Entscheidung in Personalprozessen sollte niemals eine KI alleine treffen. Es bedarf immer der Überprüfung der Ergebnisse durch einen Personalverantwortlichen oder eine Personalverantwortliche aus Fleisch und Blut. Sicher ist sicher.